Senin, 24 Desember 2012

koordinasi dan hubungan kerja


Tugas Resume
“KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA”
DI SUSUN OLEH
KELOMPOK 3
Azman
Endang
Ika Satria
Khalisah
Lia Wati
Local / Semester ; C / V (Lima)

Dosen Pengampu ;
M. Siddik S.Pd. M.Pd
Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI)
Auliurrasyidin Tembilahan
2012 / 2013


BAB II
PENGERTIAN KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA
A.       Organisasi Sebagai suatu Sistem
Menurut pandangan modern,organisasi merupakan suatu system yang kompleks yang memiliki berbagai unsur serta memiliki pola kerja tertentu sebagaimana umumnya system terbuka.Sistem dapat di artikan sebagai berikut ;
a.              Sebagai suatu tatanan dari  berbagai unsure,bagian atau subsistem yang masing-masing memiliki fungsi tersendiri akan tetapi saling berkaitan dan saling bergantung sehingga secara menyeluruh kesatuan itu dapat berfungsi mencapai tujuannya.
b.             Sebagai rangkaian prosedur dan metode kerja untuk menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan tertentu.
System sebagai suatu kesatuan dari berbagai unsur memiliki dua jenis yaitu system tertutup dan system terbuka.
B.     Konsep Koordinasi
            Koordinasi adalah salah satu bentuk hubungan kerja yang memiliki karakteristik khusus.Pentingnya koordinasi ini agar organisasi dapat menciptakan efektifitas dan efesiensi.Hal ini berarti bahwa tujuan organisasi dapat tercapai serta dalam pencapaiannya di manfaatkan semua sumber daya secara hemat dan ekonomis.
C.    Pengertian Hubungan Kerja
            Hubungan kerja dapat di artikan sebagai hubungan yang terjadi antara bagian-bagian atau individu-individu baik antara mereka di dalam organisasi maupun antara mereka dengan pihak luar organisasi sebagai akibat penyelenggaaraan tugas dan fungsi masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.
D.    Macam-Macam Hubungan Kerja
            Dalam organisasi ada berbagai macam bentuk hubungn kerja,yaitu :
1.      Hubungan Kerja Vertikal
      Hubungan kerja vertical adalah hubungan kerja antara pemimpin dan bawahan.
2.      Hubungan Kerja Horisontal
      Hubungan kerja horizontal adalah hubungan kerja antar pejabat pada tingkat atau eselon yang sama.
3.      Hubungan Kerja Diagonal
      Hubungan kerja diagonal adalah hubungan kerja antar pejabat yang berbeda induk unit kerjanya dan berbeda juga tingkat atau eselonnya.
4.      Hubungan Kerja Fungsional
      Hubungan kerja fungsioanal adalah hubungan kerja antara unit atau pejabat yang mempunyai bidang kerja sama.
5.      Hubungan Kerja Informatif
      Hubungan kerja informative adalah hubungan kerja antar unit atau pejabat dengan tingkat atau bidang apapun untuk saling memberikan dan memperoleh keterangan.
6.      Hubungan Kerja Konsultatif
      Hubungan kerja konsultatif adalah hubungan kerja antar pejabat yang karena jabatannya berkepentingan melakukan konsultasi antar satu dengan lainnya.
7.      Hubungan Kerja Direktif
      Hubungan kerja direktif adalah kerja antara pemimpin unit organisasi atau pejabat yang di satu pihak mempunyai wewenang dan kewajiban untuk memberikan bimbingan dalam bidang kerja hierarkhis tertentu,sedang di pihak lain mempunyai kewajiban melaksanakan bimbingan,pengarahan,pertimbangandan saran.
8.      Hubungan Kerja Koordinatif
      Hubungan kerja koordinatif adalah hubungan kerja antar pejabat yang di maksudkan untuk memadukan (mengintegrasikan) menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak,langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama.















BAB III
JENIS-JENIS KOORDINASI
A.    Jenis-Jenis Koordinasi
1.      Koordinasi Hierarkhis (koordinasi Vertikal)
          Koordinasi hierarkhis (vertical) adalah koordinasi yang di lakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu instansi pemerintah terhadap pejabat (pegawai) atau instansi bawahannya.Setiap pimpinan berkewajiban untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahannya.
2.      Koordinasi Fungsional
          Koordinasi fungsional adalah koordinasi yang di lakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan azas fungsional.Dalam koordinasi fungsional dapat di bedakan menjadi tiga yaitu :
a.       Koordinasi Fungsional Horizontal
    Koordinasi ini di lakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang setingkat.
b.      Koordinasi Fungsional Diagonal
    Koordinasi ini di lakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya.
c.       Koordinasi Fungsional Teritorial
    Koordinasi ini di lakukan oleh seorang pejabat atau pimpinan atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang berada dalam satu wilayah (territorial) tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi wewenang atau tanggung jawabnya selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal.
B.     Pendekatan Koordinasi Yang Efektif
       Pada bagian ini akan di bahas pendekatan-pendekatan terhadap pencapaian koordinasi yang efektif yaitu :
1.      Teknik Dasar Manajemen
Pada teknik ini ada tiga cara yang perlu di perhatikan yaitu hierarki manajemen,peraturan dan prosedur serta rencana dan tujuan.
2.      Meningkatkan Potensi Koordinasi
          Ada tiga cara dalam meningkatkan potensi koordinasi sebagai berikut :
a.       System informasi vertical adalah pengiriman data ke atas dan ke bawah jenjang organisasi.
b.      Hubungan lateral.
C.    Indikator-Indikator Terjadinya Koordinasi
1.      Setiap pejabat harus mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab instansinya.
2.      Setiap instansi perlu mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab instansi lain.
3.      Semua instansi yang mengkoordinir harus kepada siapa instansi tersebut bertanggung jawab.
4.      Setiap instansi menyadari akan adanya saling ketergantungan dengan instansi lain.


BAB IV
PRINSIP KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA
1.      Maksud
       Koordinasi yang di lakukan oleh para manajer mempunyai maksud agar :
a.       Di dalam organisasi unit yang satu tidak melepaskan diri daribunit yang lain.
b.      Setiap unit mendapat bantuan tepat waktu dan sesuai dengan keperluannya.
c.       Gerak semua unit dapat serasi tidak saling menghambat.
d.      Tidak terjadi rebutan tugas dan wewenang antar unit.
e.       Tidak terjadi pertumbuhan dan duplikasi kerja yang merugikan.
2.      Tujuan Koordinasi
       Salah satu fungsi manajemen ini adalah pengkoordinasian yang berarti usaha untuk menciptakan perpaduan serta keserasian usaha dari berbagai unit ke arah pencapaian tujuan secara efisien.
3.      Prinsip-Prinsip Koordinasi
       Sebagai suatu pedoman dalam melaksanakan koordinasi maka ada beberapa prinsip sebagai berikut :
·         Adanya wewenang formal dan coordinator.
·         Adanya saling menghormati wewenang antara pemimpin unit dengan coordinator serta antar manajer yang melakukan kerja sama secara koordinasi.
·         Sedini mungkin di lakukan yaitu sejak di mulainya perencanaan kerja yang memerlukan koordinasi dengan mengajak semua pihak untuk menelaah bersama serta menyesuaikan pelaksanaan rencana tersebut dengan rencana unitnya masing-masing.
·         Terbuka,saling berkomunikasi dalam menyampaikan dan menerima informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan rencana termasuk masalah-masalah yang ada untuk di tangani bersama.
·         Di milikinya alat dan metoda koordinasi agar koordinasi ini efektif.
·         Di dukung oleh semua sumber yang ada secara tepat sehingga sehingga koordinasi menjadi lebih efektif.
·         Semua pihak harus berpegang pada fungsi dan wewenang masing-masing baik sebagai coordinator maupun yang di koordinasikan.
·         Koordinasi harus di mulai sejak awal di mulai dari penetapan sasaran,penentuan kebijakan,perencanaan maupun penjadwalan pelaksanaan.
·         Koordinasi harus ada pada setiap pelaksanaan fungsi manajemen serta pelaksanaan operasioanalnya.
·         Harus telah di tetapkan waktu-waktu yang tepat kegiatan koordinasi secara berkala,yang terus menerus di lakukan dalam proses pencapaian sasaran dan tujuan bersama.
·         Pedoman tatalaksana koordinasi harus di rumuskan secara tertulis sebagai pedomn bagi setiap orang yang berpartisipasi mencapai tujuan yang telah di tetapkan bersama.
4.      Alat Koordinasi
       Di bawah ini di kemukakan alat koordinasi yang dapat digunakan yaitu :
Komunikasi
Organisasi matriks (kepanitiaan)
Operating procedures
Rencana bersama
Desisi (keputusan) manajer puncak
Instruksi
Norma kebijakan dan peraturan
Asas-asas organisasi dan manajemen
Strategi
Ideologi (filsafat pancasila).

A.    Maksud,Tujuan dan Prinsip hubungan Kerja
            Maksud adalah suatu pernyataan untuk apa sesuatu harus di lakukan dan manfaat apa yang dapat di tarik dari suatu kegiatan yang mempunyai maksud tertentu.
1.      Maksud di lakukannya hubungan kerja
          Hubungan kerja di organisasi di maksudkan agar organisasi dapat :
a.      Membangkitkan kesadaran pada setiap orang dan setiap manajer bahwa kedudukan,fungsi dan pekerjaannya berkaitan dengan kedudukan.
b.      Memelihara dan mengembangkan saling pengertian di antara para pejabat di dalam organisasi sehingga dapat menimbulkan kesadaran bahwa dirinya memerlukan bantuan pihak lain dan sebaliknya dirinya memerlukan bantuan pihak lain sehingga timbul semangat kerjasama dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
c.      Memelihara dan mengembangkan semangat persatuan pada setiap orang karena tugas dirinya dan tugas pihak lain di dalam organisasi merupakan bagian-bagian dari tugas yang lebih besar sehingga setiap tugas berkaitan erat dan pelaksanaannya perlu saling mendukung.
d.     Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk meatuhi peraturan yang mengatur hubungan kerja antar unit organisasi dan antar organisasi dalam suatu system baik pemerintahan maupun perusahaan.
2.      Tujuan hubungan kerja
          Hubungan kerja di dalam organisasi mempunyai tujuan terciptanya kemudahan serta kalancaran pelaksanaan tugas pekerjaan setiap orang dan setiap unit karena adanya kesadaran bahwa setiap orang atau unit lain serta timbulnya semangat saling bantu.
3.      Prinsip-prinsip hubungan kerja
a.      Spelialisasi tugas dan kerja yang jelas dari setiap orang dan unit sebagai bagian dari tugas dan kerja organisasi.
b.      Pengenalan spelialisasi tugas oleh setiap pihak dalam organisasi sehingga masing-masing akan mengetahui dengan siapa dirinya harus melakukan hubungan untuk membantu atau minta di bantu.
c.      Saling pengertian antar unit kerja sebagai adanya saling bantu.
d.     Semangat kerjasama antar unit untuk mendorong kegiatan saling bantu.
e.      Disiplin terhadap peraturan termasuk prosedur kerja sebagai arah untuk melakukan interaksi dalam saling bantu.
B.     Pentingnya Koordinasi dan hubungan Kerja
            Koordinasi dan hubungan kerja sangat penting dalam organisasi untuk mencapai tujuan.Untuk itu secara rinci dapat di uraikan sebagai berikut :
1.      Memastikan adanya kesatuan gerak dalam organisasi.
2.      Saling berkomunikasi dan bantu membantu antar pejabat atau unit.
3.      Menjamin kesatuan kebijaksanaan untuk hal-hal yang sama.
4.      Menghindarkan kecenderungan merasa “paling penting” dalam organisasi.
5.      Memelihara dan mengembangkan saling pengertian di antara para pelaksana,sehingga dapat menumbuhkan kerjasama dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
6.      Memelihara dan mengembangkan saling memenuhi,sehingga kontak atas dasar kebijaksanaan dan saling membantu antara pihak-pihak yang tugasnya saling berkaitan.
7.      Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk mematuhi peraturan yang mengatur hubungan kerja antar instansi.
C.    Prinsip-Prinsip Koordinasi dan Hubungan Kerja
            Adapun prinsip-prinsip koordinasi dan hubungan kerja adalahsebagai berikut :
1.      Harus berpegang pada wewenang formal dan di dukung dengan kemauan dari semua pihak.
2.      Koordinasi di mulai dari tahap dini,,yaitu sejak sebelum perumuusan kebijaksanaan.
3.      Harus terjadi adanya komunikasi timbal balik.
4.      Harus selalu memperhatikan factor-faktor yang sangat mempengaruhi terciptanya koordinasi.
5.      Koordinasi harus di lakukan secara terus menerus.
6.      Tentukan bentuk yang di gunakan.
7.      Adanya pedoman atau petunjuk untuk pelaksanaan.
D.    Tujuan Koordinasi dan Hubungan Kerja
            Koordinasi dan hubungan kerja timbul dan sangat di butuhkan sebagai konsekuensi adanya upaya untuk mencapai tujuan organisasi secaar efektif dan efiisien malalui pembagian tugas.Tugas-tugas ini di wadahkan dalam unit-unit sebagai pelaksanaan dan penaggung jawab satu atau beberapa fungsi.Akan tetapi semua pihak dalam organisasi,terutama para pimpinan sangat berkepentingan agar semua unit beserta seluruh petugas dan kegiatannya termasuk sumber-sumber lainnya dapat berjalan terpadu,serasi dan selaras dalam pencapaian tujuan dan sasaran bersama.























BAB V
TEKNIK KOMUNIKASI DALAM KOORDINASI
DAN HUBUNGAN KERJA
A.    Pentingnya Komunikasi Dalam Koordinasi dan Hubungan Kerja
1.      Konsep Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau pesan-pesan dari satu pihak kepada pihak lain melalui media tertentu atau secara sederhana komunikasi dapat di artikan sebagai proses transfer informasi beserta pemahamannya dari satu pihak ke pihak lain.
2.      Elemen-elemen penting dalam komunikasi
a.       Pengirim (komunikator)
b.      Penerima (komunikan)
c.       Pesan (informasi)
d.      Saluran (jalan)
3.      Jenis-jenis komunikasi
a.       Komunikasi Tertulis
Komunikasi ini biasanya di sampaikan secara tertulis.
b.      Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan adalah komunikasi yang di lakukan secara lisan.
c.       Komunikasi non verbal
Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang di lakukan dengan menggunakan bahasa isyarat.
B.     Teknik Komunikasi Dalam Koordinasi dan Hubungan Kerja
1.      Dari elemen sumber informasi : Bahan (ide) yang masih dalam taraf “encode harus jelas bagi si sumber itu sendiri,sehingga ia dapat men “transmit” denagn jelas kepada yang akan menerima.
2.      Dari elemen transmitting : Bahasa yang di gunakan dalam men”transmit” idenya harus di sesuaikan dengan latar belakang si penerima.
3.      Dari elemen medium : Media yang di gunakan harus di sesuaikan dengan kondisi di mana komunikasi tersebut di lakukan.
4.      Dari elemen penerima informasi : Si penerima informasi manterjemahkan dan menerima pesan melalui media dari telinganya (jika komunikasi non verbal).















BAB VI
TEKNIK KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA  DALAM
PELAKSANAAN TUGAS DI UNIT KERJANYA
A.    Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas Koordinasi dan Hubungan Kerja
            Teknik koordinasi dan hubungn kerja di sini di artikan sebagai tat caa dan prosedur dalam melakukan atau meningkatkan koordinasi dan hubungan kerja.Faktor-faktor yang di maksud adalah sarana koordinasi dan hubungan kerja.
1.      Sarana koordinasi dan hubungan kerja
a.       Kebijakan
b.      Rencana
c.       Prosedur dan tata kerja
d.      Rapat dan taklimat (Briefing)
e.       Surat keputusan bersama atau surat edaran bersama
2.      Bentuk-bentuk koordinasi dan hubungan kerja
a.       Forum
b.      Tim,panitia,kelompok kerja
c.       Dewan atau badan
d.      System satu atap (one roof system) atau system satu pintu (one door system).
3.      Pedoman koordinasi
a.       Kebijakan.
b.      Perlu di tentukan secara jelas siapa atau satuan kerja mana yang secara fungsional berwenang dan bertanggung jawab atas sesuatu masalah.
c.       Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang dan bertanggung jawab mengenai suatu masalah,berkewajiban memprakarsai dan mengkoordinasikan dan melakukan hubungan kerja.
d.      Perlu di rumuskan secara jelas wewenang,tanggung jawab dan tugas-tugas satuan-satuan kerja.Perlu di rumuskan program kerja organisasi secara jelas yang memperlihatkan keserasian kegiatan di antara satuan-satuan kerja.
e.       Perlu di kembangkan komunikasi timbal balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan kerjasama.
f.       Koordinasi dan hubungan kerja akan lebih efektidan f apabila yang berkewajiban mengkoordinasikan dan melakukan hubungan kerja mempunyai jiwa kepemimpinan dan kredibilitas ang tinggi.
g.      Dalam pelaksanaan koordinasi dan hubungan kerja perlu di pilih sarana koordinasi dan hubungan kerja yang paling tepat.
B.     Teknik Koordinasi dan Hubungan Kerja
       Teknik koordinasi dan hubungan kerja itu akan menggarap suatu teknik yang  mengadaptasi suatu pendekatan yang di sebut “A.I.C”.Pendekatan ini di kembangkan oleh “KURT LEWIN” yang kemudian di kembangkan lagi oleh “DR.WILLIAM E.SMITH” dalam merumuskan kebijaksanaan melalui teknik koordinasi dan hubungan kerja.
1.      A=Appreciation (menghargai pendapat orang lain)
      Dalam proses ini semua anggota mendengarkan,menghargai,menyimak sambil mencatat pendapat,ide,informasi dari semua anggota lainnya,tanpa menyela,mencela,bertanya dan lain-lain.
2.      I=Influence (melakukan interaksi)
      Pada proses ini setelah semua pendapat di tuangkan oleh semua anggota,barulah di lakukan interaksi antar anggota tentang ide-ide atau pendapat atau informasi yang di sampaikan sebelumnya.
3.      C=Control (mengendalikan)
      Dalam proses ini semua anggota melihat kembali apa yang telah di lakukan dan apa yang telah di bahas dalam tahap “influence”,selanjutnya secara bersama dan mengambil kesepakatan apa yang akan di lakukan.
4.      Memperhatikan semua factor pendukung yang akan dapat membantu terlaksananya keputusan yang akan di ambil atau terwujudnya rencana tindak yang telah di putuskan dalam proses “control” sebelumnya.
5.      Menentukan strategi atau langkah-langkah tindakan  yang akan di lakukan untuk setiap factor pendukung yang telah di tentukan sebelumnya.
6.      Mengikutsertakan semua pihak yang terkait dalam proses koordinasi dan hubungan kerja,baik :
a.      Individu atau kelompok individu atau instansi yang berada di dalam organisasi.
b.      Individu atau kelompok individu atau instansi yang berada di luar organisasi.
7.      Akhirnya teknik koordinasi dan hubungan kerja ini di akhirimdengan suatu proses penyusunan saran tindakan secara konkrit dan terinci.

           


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar