Tugas Resume
“KOORDINASI
DAN HUBUNGAN KERJA”
DI
SUSUN OLEH
KELOMPOK
3
Azman
Endang
Ika
Satria
Khalisah
Lia
Wati
Local
/ Semester ; C / V (Lima)
Dosen
Pengampu ;
M.
Siddik S.Pd. M.Pd
Sekolah
Tinggi Agama Islam (STAI)
Auliurrasyidin
Tembilahan
2012
/ 2013
BAB II
PENGERTIAN KOORDINASI DAN
HUBUNGAN KERJA
A.
Organisasi
Sebagai suatu Sistem
Menurut pandangan
modern,organisasi merupakan suatu system yang kompleks yang memiliki berbagai
unsur serta memiliki pola kerja tertentu sebagaimana umumnya system
terbuka.Sistem dapat di artikan sebagai berikut ;
a.
Sebagai suatu tatanan dari berbagai unsure,bagian atau subsistem yang
masing-masing memiliki fungsi tersendiri akan tetapi saling berkaitan dan
saling bergantung sehingga secara menyeluruh kesatuan itu dapat berfungsi
mencapai tujuannya.
b.
Sebagai rangkaian prosedur dan metode
kerja untuk menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan tertentu.
System
sebagai suatu kesatuan dari berbagai unsur memiliki dua jenis yaitu system
tertutup dan system terbuka.
B.
Konsep
Koordinasi
Koordinasi
adalah salah satu bentuk hubungan kerja yang memiliki karakteristik
khusus.Pentingnya koordinasi ini agar organisasi dapat menciptakan efektifitas
dan efesiensi.Hal ini berarti bahwa tujuan organisasi dapat tercapai serta
dalam pencapaiannya di manfaatkan semua sumber daya secara hemat dan ekonomis.
C.
Pengertian
Hubungan Kerja
Hubungan
kerja dapat di artikan sebagai hubungan yang terjadi antara bagian-bagian atau
individu-individu baik antara mereka di dalam organisasi maupun antara mereka
dengan pihak luar organisasi sebagai akibat penyelenggaaraan tugas dan fungsi
masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.
D.
Macam-Macam
Hubungan Kerja
Dalam
organisasi ada berbagai macam bentuk hubungn kerja,yaitu :
1.
Hubungan Kerja Vertikal
Hubungan kerja vertical adalah hubungan
kerja antara pemimpin dan bawahan.
2.
Hubungan Kerja Horisontal
Hubungan kerja horizontal adalah hubungan
kerja antar pejabat pada tingkat atau eselon yang sama.
3.
Hubungan Kerja Diagonal
Hubungan kerja diagonal adalah hubungan
kerja antar pejabat yang berbeda induk unit kerjanya dan berbeda juga tingkat
atau eselonnya.
4.
Hubungan Kerja Fungsional
Hubungan kerja fungsioanal adalah hubungan
kerja antara unit atau pejabat yang mempunyai bidang kerja sama.
5.
Hubungan Kerja Informatif
Hubungan kerja informative adalah hubungan
kerja antar unit atau pejabat dengan tingkat atau bidang apapun untuk saling
memberikan dan memperoleh keterangan.
6.
Hubungan Kerja Konsultatif
Hubungan kerja konsultatif adalah hubungan
kerja antar pejabat yang karena jabatannya berkepentingan melakukan konsultasi
antar satu dengan lainnya.
7.
Hubungan Kerja Direktif
Hubungan kerja direktif adalah kerja
antara pemimpin unit organisasi atau pejabat yang di satu pihak mempunyai
wewenang dan kewajiban untuk memberikan bimbingan dalam bidang kerja hierarkhis
tertentu,sedang di pihak lain mempunyai kewajiban melaksanakan
bimbingan,pengarahan,pertimbangandan saran.
8.
Hubungan Kerja Koordinatif
Hubungan kerja koordinatif adalah hubungan
kerja antar pejabat yang di maksudkan untuk memadukan (mengintegrasikan)
menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling
berkaitan beserta segenap gerak,langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian
tujuan dan sasaran bersama.
BAB
III
JENIS-JENIS
KOORDINASI
A.
Jenis-Jenis
Koordinasi
1.
Koordinasi
Hierarkhis (koordinasi Vertikal)
Koordinasi hierarkhis (vertical)
adalah koordinasi yang di lakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu
instansi pemerintah terhadap pejabat (pegawai) atau instansi bawahannya.Setiap
pimpinan berkewajiban untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahannya.
2. Koordinasi Fungsional
Koordinasi fungsional adalah koordinasi
yang di lakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau
instansi lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan azas
fungsional.Dalam koordinasi fungsional dapat di bedakan menjadi tiga yaitu :
a.
Koordinasi Fungsional Horizontal
Koordinasi ini di lakukan oleh seorang
pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang setingkat.
b.
Koordinasi Fungsional Diagonal
Koordinasi ini di lakukan oleh seorang
pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih
rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya.
c.
Koordinasi Fungsional Teritorial
Koordinasi ini di lakukan oleh seorang
pejabat atau pimpinan atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi
lainnya yang berada dalam satu wilayah (territorial) tertentu dimana semua
urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi wewenang atau tanggung jawabnya
selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal.
B.
Pendekatan
Koordinasi Yang Efektif
Pada
bagian ini akan di bahas pendekatan-pendekatan terhadap pencapaian koordinasi
yang efektif yaitu :
1. Teknik Dasar Manajemen
Pada
teknik ini ada tiga cara yang perlu di perhatikan yaitu hierarki
manajemen,peraturan dan prosedur serta rencana dan tujuan.
2. Meningkatkan Potensi Koordinasi
Ada tiga cara dalam meningkatkan
potensi koordinasi sebagai berikut :
a.
System informasi vertical adalah
pengiriman data ke atas dan ke bawah jenjang organisasi.
b.
Hubungan lateral.
C.
Indikator-Indikator
Terjadinya Koordinasi
1.
Setiap pejabat harus mengetahui dengan
jelas apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab instansinya.
2.
Setiap instansi perlu mengetahui apa
yang menjadi tugas dan tanggung jawab instansi lain.
3.
Semua instansi yang mengkoordinir
harus kepada siapa instansi tersebut bertanggung jawab.
4.
Setiap instansi menyadari akan adanya saling
ketergantungan dengan instansi lain.
BAB
IV
PRINSIP
KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA
1.
Maksud
Koordinasi
yang di lakukan oleh para manajer mempunyai maksud agar :
a.
Di dalam organisasi unit yang satu
tidak melepaskan diri daribunit yang lain.
b.
Setiap unit mendapat bantuan tepat
waktu dan sesuai dengan keperluannya.
c.
Gerak semua unit dapat serasi tidak
saling menghambat.
d.
Tidak terjadi rebutan tugas dan
wewenang antar unit.
e.
Tidak terjadi pertumbuhan dan
duplikasi kerja yang merugikan.
2.
Tujuan
Koordinasi
Salah
satu fungsi manajemen ini adalah pengkoordinasian yang berarti usaha untuk
menciptakan perpaduan serta keserasian usaha dari berbagai unit ke arah
pencapaian tujuan secara efisien.
3.
Prinsip-Prinsip
Koordinasi
Sebagai
suatu pedoman dalam melaksanakan koordinasi maka ada beberapa prinsip sebagai
berikut :
·
Adanya wewenang formal dan
coordinator.
·
Adanya saling menghormati wewenang
antara pemimpin unit dengan coordinator serta antar manajer yang melakukan
kerja sama secara koordinasi.
·
Sedini mungkin di lakukan yaitu sejak
di mulainya perencanaan kerja yang memerlukan koordinasi dengan mengajak semua
pihak untuk menelaah bersama serta menyesuaikan pelaksanaan rencana tersebut
dengan rencana unitnya masing-masing.
·
Terbuka,saling berkomunikasi dalam
menyampaikan dan menerima informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan rencana
termasuk masalah-masalah yang ada untuk di tangani bersama.
·
Di milikinya alat dan metoda
koordinasi agar koordinasi ini efektif.
·
Di dukung oleh semua sumber yang ada
secara tepat sehingga sehingga koordinasi menjadi lebih efektif.
·
Semua pihak harus berpegang pada
fungsi dan wewenang masing-masing baik sebagai coordinator maupun yang di
koordinasikan.
·
Koordinasi harus di mulai sejak awal
di mulai dari penetapan sasaran,penentuan kebijakan,perencanaan maupun
penjadwalan pelaksanaan.
·
Koordinasi harus ada pada setiap
pelaksanaan fungsi manajemen serta pelaksanaan operasioanalnya.
·
Harus telah di tetapkan waktu-waktu
yang tepat kegiatan koordinasi secara berkala,yang terus menerus di lakukan
dalam proses pencapaian sasaran dan tujuan bersama.
·
Pedoman tatalaksana koordinasi harus
di rumuskan secara tertulis sebagai pedomn bagi setiap orang yang
berpartisipasi mencapai tujuan yang telah di tetapkan bersama.
4.
Alat
Koordinasi
Di
bawah ini di kemukakan alat koordinasi yang dapat digunakan yaitu :
Komunikasi
Organisasi
matriks (kepanitiaan)
Operating
procedures
Rencana
bersama
Desisi
(keputusan) manajer puncak
Instruksi
Norma
kebijakan dan peraturan
Asas-asas
organisasi dan manajemen
Strategi
Ideologi
(filsafat pancasila).
A.
Maksud,Tujuan
dan Prinsip hubungan Kerja
Maksud
adalah suatu pernyataan untuk apa sesuatu harus di lakukan dan manfaat apa yang
dapat di tarik dari suatu kegiatan yang mempunyai maksud tertentu.
1. Maksud di lakukannya hubungan
kerja
Hubungan kerja di organisasi di
maksudkan agar organisasi dapat :
a.
Membangkitkan kesadaran pada setiap
orang dan setiap manajer bahwa kedudukan,fungsi dan pekerjaannya berkaitan
dengan kedudukan.
b.
Memelihara dan mengembangkan saling
pengertian di antara para pejabat di dalam organisasi sehingga dapat
menimbulkan kesadaran bahwa dirinya memerlukan bantuan pihak lain dan
sebaliknya dirinya memerlukan bantuan pihak lain sehingga timbul semangat
kerjasama dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
c.
Memelihara dan mengembangkan semangat
persatuan pada setiap orang karena tugas dirinya dan tugas pihak lain di dalam
organisasi merupakan bagian-bagian dari tugas yang lebih besar sehingga setiap
tugas berkaitan erat dan pelaksanaannya perlu saling mendukung.
d.
Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk
meatuhi peraturan yang mengatur hubungan kerja antar unit organisasi dan antar
organisasi dalam suatu system baik pemerintahan maupun perusahaan.
2. Tujuan hubungan kerja
Hubungan kerja di dalam organisasi
mempunyai tujuan terciptanya kemudahan serta kalancaran pelaksanaan tugas
pekerjaan setiap orang dan setiap unit karena adanya kesadaran bahwa setiap
orang atau unit lain serta timbulnya semangat saling bantu.
3. Prinsip-prinsip hubungan kerja
a.
Spelialisasi tugas dan kerja yang
jelas dari setiap orang dan unit sebagai bagian dari tugas dan kerja
organisasi.
b.
Pengenalan spelialisasi tugas oleh
setiap pihak dalam organisasi sehingga masing-masing akan mengetahui dengan
siapa dirinya harus melakukan hubungan untuk membantu atau minta di bantu.
c.
Saling pengertian antar unit kerja
sebagai adanya saling bantu.
d.
Semangat kerjasama antar unit untuk
mendorong kegiatan saling bantu.
e.
Disiplin terhadap peraturan termasuk
prosedur kerja sebagai arah untuk melakukan interaksi dalam saling bantu.
B.
Pentingnya
Koordinasi dan hubungan Kerja
Koordinasi
dan hubungan kerja sangat penting dalam organisasi untuk mencapai tujuan.Untuk
itu secara rinci dapat di uraikan sebagai berikut :
1.
Memastikan adanya kesatuan gerak dalam
organisasi.
2.
Saling berkomunikasi dan bantu
membantu antar pejabat atau unit.
3.
Menjamin kesatuan kebijaksanaan untuk
hal-hal yang sama.
4.
Menghindarkan kecenderungan merasa
“paling penting” dalam organisasi.
5.
Memelihara dan mengembangkan saling
pengertian di antara para pelaksana,sehingga dapat menumbuhkan kerjasama dalam
pelaksanaan tugas masing-masing.
6.
Memelihara dan mengembangkan saling
memenuhi,sehingga kontak atas dasar kebijaksanaan dan saling membantu antara
pihak-pihak yang tugasnya saling berkaitan.
7.
Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk
mematuhi peraturan yang mengatur hubungan kerja antar instansi.
C.
Prinsip-Prinsip
Koordinasi dan Hubungan Kerja
Adapun
prinsip-prinsip koordinasi dan hubungan kerja adalahsebagai berikut :
1.
Harus berpegang pada wewenang formal
dan di dukung dengan kemauan dari semua pihak.
2.
Koordinasi di mulai dari tahap
dini,,yaitu sejak sebelum perumuusan kebijaksanaan.
3.
Harus terjadi adanya komunikasi timbal
balik.
4.
Harus selalu memperhatikan
factor-faktor yang sangat mempengaruhi terciptanya koordinasi.
5.
Koordinasi harus di lakukan secara
terus menerus.
6.
Tentukan bentuk yang di gunakan.
7.
Adanya pedoman atau petunjuk untuk
pelaksanaan.
D.
Tujuan
Koordinasi dan Hubungan Kerja
Koordinasi
dan hubungan kerja timbul dan sangat di butuhkan sebagai konsekuensi adanya upaya
untuk mencapai tujuan organisasi secaar efektif dan efiisien malalui pembagian
tugas.Tugas-tugas ini di wadahkan dalam unit-unit sebagai pelaksanaan dan
penaggung jawab satu atau beberapa fungsi.Akan tetapi semua pihak dalam
organisasi,terutama para pimpinan sangat berkepentingan agar semua unit beserta
seluruh petugas dan kegiatannya termasuk sumber-sumber lainnya dapat berjalan
terpadu,serasi dan selaras dalam pencapaian tujuan dan sasaran bersama.
BAB
V
TEKNIK
KOMUNIKASI DALAM KOORDINASI
DAN
HUBUNGAN KERJA
A.
Pentingnya
Komunikasi Dalam Koordinasi dan Hubungan Kerja
1.
Konsep
Komunikasi
Komunikasi
adalah proses penyampaian informasi atau pesan-pesan dari satu pihak kepada
pihak lain melalui media tertentu atau secara sederhana komunikasi dapat di
artikan sebagai proses transfer informasi beserta pemahamannya dari satu pihak
ke pihak lain.
2.
Elemen-elemen
penting dalam komunikasi
a. Pengirim
(komunikator)
b. Penerima
(komunikan)
c. Pesan
(informasi)
d. Saluran
(jalan)
3.
Jenis-jenis
komunikasi
a. Komunikasi
Tertulis
Komunikasi
ini biasanya di sampaikan secara tertulis.
b. Komunikasi
Lisan
Komunikasi
lisan adalah komunikasi yang di lakukan secara lisan.
c.
Komunikasi non verbal
Komunikasi
non verbal adalah komunikasi yang di lakukan dengan menggunakan bahasa isyarat.
B.
Teknik
Komunikasi Dalam Koordinasi dan Hubungan Kerja
1.
Dari elemen sumber informasi : Bahan
(ide) yang masih dalam taraf “encode”
harus jelas bagi si sumber itu sendiri,sehingga ia dapat men “transmit” denagn
jelas kepada yang akan menerima.
2.
Dari elemen transmitting : Bahasa yang
di gunakan dalam men”transmit” idenya harus di sesuaikan dengan latar belakang
si penerima.
3.
Dari elemen medium : Media yang di
gunakan harus di sesuaikan dengan kondisi di mana komunikasi tersebut di
lakukan.
4.
Dari elemen penerima informasi : Si
penerima informasi manterjemahkan dan menerima pesan melalui media dari
telinganya (jika komunikasi non verbal).
BAB VI
TEKNIK KOORDINASI DAN HUBUNGAN
KERJA DALAM
PELAKSANAAN TUGAS DI UNIT
KERJANYA
A.
Faktor-Faktor
Yang Mempengaruhi Efektifitas Koordinasi dan Hubungan Kerja
Teknik koordinasi dan hubungn kerja
di sini di artikan sebagai tat caa dan prosedur dalam melakukan atau
meningkatkan koordinasi dan hubungan kerja.Faktor-faktor yang di maksud adalah
sarana koordinasi dan hubungan kerja.
1. Sarana koordinasi dan hubungan
kerja
a.
Kebijakan
b.
Rencana
c.
Prosedur dan tata kerja
d.
Rapat dan taklimat (Briefing)
e.
Surat keputusan bersama atau surat
edaran bersama
2. Bentuk-bentuk koordinasi dan
hubungan kerja
a.
Forum
b.
Tim,panitia,kelompok kerja
c.
Dewan atau badan
d.
System satu atap (one roof system)
atau system satu pintu (one door system).
3. Pedoman koordinasi
a.
Kebijakan.
b.
Perlu di tentukan secara jelas siapa atau
satuan kerja mana yang secara fungsional berwenang dan bertanggung jawab atas sesuatu
masalah.
c.
Pejabat atau instansi yang secara
fungsional berwenang dan bertanggung jawab mengenai suatu masalah,berkewajiban
memprakarsai dan mengkoordinasikan dan melakukan hubungan kerja.
d.
Perlu di rumuskan secara jelas
wewenang,tanggung jawab dan tugas-tugas satuan-satuan kerja.Perlu di rumuskan
program kerja organisasi secara jelas yang memperlihatkan keserasian kegiatan
di antara satuan-satuan kerja.
e.
Perlu di kembangkan komunikasi timbal
balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan kerjasama.
f.
Koordinasi dan hubungan kerja akan
lebih efektidan f apabila yang berkewajiban mengkoordinasikan dan melakukan
hubungan kerja mempunyai jiwa kepemimpinan dan kredibilitas ang tinggi.
g.
Dalam pelaksanaan koordinasi dan hubungan
kerja perlu di pilih sarana koordinasi dan hubungan kerja yang paling tepat.
B.
Teknik
Koordinasi dan Hubungan Kerja
Teknik
koordinasi dan hubungan kerja itu akan menggarap suatu teknik yang mengadaptasi suatu pendekatan yang di sebut
“A.I.C”.Pendekatan ini di kembangkan oleh “KURT LEWIN” yang kemudian di
kembangkan lagi oleh “DR.WILLIAM E.SMITH” dalam merumuskan kebijaksanaan
melalui teknik koordinasi dan hubungan kerja.
1.
A=Appreciation (menghargai pendapat
orang lain)
Dalam proses ini semua anggota
mendengarkan,menghargai,menyimak sambil mencatat pendapat,ide,informasi dari
semua anggota lainnya,tanpa menyela,mencela,bertanya dan lain-lain.
2.
I=Influence (melakukan interaksi)
Pada proses ini setelah semua pendapat di
tuangkan oleh semua anggota,barulah di lakukan interaksi antar anggota tentang
ide-ide atau pendapat atau informasi yang di sampaikan sebelumnya.
3.
C=Control (mengendalikan)
Dalam proses ini semua anggota melihat
kembali apa yang telah di lakukan dan apa yang telah di bahas dalam tahap
“influence”,selanjutnya secara bersama dan mengambil kesepakatan apa yang akan
di lakukan.
4.
Memperhatikan semua factor pendukung
yang akan dapat membantu terlaksananya keputusan yang akan di ambil atau
terwujudnya rencana tindak yang telah di putuskan dalam proses “control”
sebelumnya.
5.
Menentukan strategi atau
langkah-langkah tindakan yang akan di
lakukan untuk setiap factor pendukung yang telah di tentukan sebelumnya.
6.
Mengikutsertakan semua pihak yang
terkait dalam proses koordinasi dan hubungan kerja,baik :
a.
Individu atau kelompok individu atau instansi
yang berada di dalam organisasi.
b.
Individu atau kelompok individu atau
instansi yang berada di luar organisasi.
7.
Akhirnya teknik koordinasi dan
hubungan kerja ini di akhirimdengan suatu proses penyusunan saran tindakan
secara konkrit dan terinci.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar